Учёт рабочего времени для консультантов и коучей

Клиент видит консультацию длиной в час. Оплаченная работа при этом почти всегда шире: подготовка, конспект после сессии, переписка между встречами.

Начать бесплатно

Работа между сессиями — тоже работа

Сама консультация — самая заметная, но не единственная часть. К ней готовятся, после неё пишут резюме встречи, между встречами отвечают на письма. Если считать только время в звонке, вы недосчитываетесь регулярно и одинаково — а значит, ваша реальная ставка ниже объявленной.

Практика простая: завести внутри клиента отдельные задачи — «сессия», «подготовка», «переписка». Через месяц видно соотношение, и дальше это ваш выбор: поднять ставку за час сессии или включить сопровождение в пакет отдельной строкой.

У каждого клиента своя ставка

Клиент — отдельный проект со своей ставкой и своей валютой. Корпоративный клиент и частный обычно идут по разным деньгам, и держать это в голове не нужно: заработок по каждому считается сам, в его валюте, и разные валюты не складываются в одну сумму.

Если ставка изменилась, прошлые сессии останутся посчитанными по прежней. Счёт за прошлый квартал, выставленный сегодня, не пересчитается задним числом.

Где были перерывы — видно

Сессия редко идёт сплошным куском: клиент опоздал, встреча прервалась, между двумя блоками был перерыв. Таймер ставится на паузу и снимается с неё, а в записи остаётся не только итоговое время, но и интервалы — с 11:00 до 11:40 и с 12:00 до 12:30, а не «полтора часа где-то днём».

Для разговора об оплате это важнее, чем кажется: интервалы работы — это ответ на вопрос «за что именно», данный заранее.

Отчёт и счёт за период

Отчёты строятся по клиенту и периоду: сколько сессий, сколько всего часов, какая сумма. Из отобранных сессий собирается PDF-счёт с датами, интервалами, задачами и суммой — то, что можно отправить клиенту или в бухгалтерию компании-заказчика без дополнительных объяснений.

Счёт хранит копию данных на момент выставления: переименуете клиента или измените ставку — уже выставленный документ останется прежним.

Частые вопросы

Как показать клиенту, за что он платит?

PDF-счётом: в нём построчно даты, интервалы работы, названия задач, длительность и сумма. Это подробнее, чем итоговая цифра, и обычно снимает вопросы до того, как они заданы.

Можно ли задать разные ставки разным клиентам?

Да, ставка и валюта задаются на каждом клиенте-проекте отдельно. Доступны все валюты по ISO 4217, и в отчётах суммы по ним не смешиваются.

Что если консультация перенеслась или прервалась?

Прерванная сессия ставится на паузу и продолжается, когда встреча возобновилась. Если время нужно поправить постфактум, начало, конец и границы перерывов правятся вручную.

Сколько клиентов можно вести одновременно?

До пятнадцати активных. Завершённые проекты уходят в архив — их история и суммы сохраняются, место в лимите освобождается.

Нужно ли что-то устанавливать?

Нет, сервис работает в браузере на компьютере и на телефоне. Запущенный таймер синхронизируется между устройствами.